당신이 꼭 알아야할 사무실 회의매너

 

왜 사람들과 대화가 어려울까요?

소통에 있어 문제가 뭘까요?

 

 

 

 

 

 

 

꼭알아야할 사무실 회의매너

 

회사에서 업무를 처리하다보면 회의라는 부분이 상당부분을 차지한다.
대부분의 사람들이 사회생활에 있어 가장 어려워하는 부분이 인간관계라고 답을하는데

그중 가장 많은 관계형성의 과정이 바로 이 회의를 통해서 이루어진다.

 

아마 회의라는 단어만 들어도 인상을 쓰게되는이도 있을 것이다.
워낙 우리 회사업무에서 큰 부분을 차지하다보니 커뮤니케이션과 관련된 서적만해도

별도의 코너가 있을 정도이다.

필자는 프로젝트 단위로 일을하기 때문에 매번 다른 조직의 다른 사람들과 회의를 하게된다.

언제부터인가 회의를 하다보면 이런말이 많이 들린다.
'그래요. 무슨말인지 잘 모르겠구요. 내 생각은 ......'

아마 공감하는 사람이 많은것이라 생각된다. 물론 이런 대화패턴에는 회의를 하는 대상이

어떤관계를 가진상대냐에따라 달라질 수 있지만 기본적으로 가지지말아야할 대화패턴이

아닌가 생각된다.

수많은 책들이 대화의 기술에 대해서 다루고있지만 사무실안에서의 회의라는 한정된 주제로

나름의 의견을 살곰살곰 정리해본다.

 

 

1. 상대의 의견을 경청해야 한다.
당연한 말이지만 가장 어렵다. 대부분의 경우가 상대방의 말이 끝날때까지 기다리지 못한다.

대화중 상대방의 표정을보면 뭔가 다른생각을 하고있거나 고개를 가로젓는다거나 심한경우는

손사래를 치는 경우도있다.

 

가장 중요한 부분이고 상대방의 말을 잘듣지 않으면 결국 대화가 되지 않는다.

상대가 원하는 바를 정확하게 모르는데 어찌 회의가 되겠는가.
사실 회의의 목적은 여러가지 업무를 논의하고 할 일들을 분배하고 그 성과를  공유하는 것

아니겠는가. 결국은 서로가 원하는 부분을 절충해야만 진행이 가능한 것이다.

 

경청만 잘 실천해도 이미 거의 끝이라 할 수 있다.

 

 

2. 미리 준비해야 한다
이 부분에는 이견을 가진사람도 많을 것이다. 하지만 우리가 회의를 싫어하는 가장 큰 이유중

하나가 업무시간을 빼앗긴다는 것이다. 그러다보면 주간에 처리해야할 일을 못해 결국 야근으로

이어지는 악순환을 겪기 때문이다.

 

결국 회의를 주관하는 사람은 사전에 회의를 공지하고 참석하는 사람은 회의주제에 대한

자신의 생각을 간단하게 정리해서 참석한다면 더욱 효율적인 회의가 될 것이다.

 

 

3. 확인하고 정리해야한다
열심히 회의는 했는데 끝나고나면 결론이 무엇인지 해야할 일이 무엇인지 모르는 경우가 있다.

하물며 수첩에 빼곡하게 받아적고도 끝나고나면 새삼스러운 경우는 한숨만 나올것이다.

필자의 경우는 이런경우에 대비해서 결정사항이나 업무관련 상대방의 의견에 대해서

확인하는 말을 꼭 건넨다. 이를테면 '지금 ~~말씀은 ~~의미인가요?'
이렇게 확인하면 내 기억에도남고 상대방도 동의하거나 틀릴경우 더 자세하게 설명하기

때문에 추후에도 문제의 소지가 줄어든다.

 

 

4. 결론을 꼭 내리자
회의가 길어지면 다들 빨리 끝내고싶은 마음뿐이다. 그러다보면 회의목적을 잊곤하는데 결과없는

회의는 그저 시간낭비에 불과하다. 사안이나 내용이 어떻던간에 무조건 결론은 내야한다.

그리고 결정된 내용은 누가 언제까지 어떻게 처리하고 다음 회의가 필요한 부분인지

확인하여 스케줄을 조정하면 깔끔하다.

귀찮아도 결론은 꼭!

 

 

5. 품위를 지키자
타이틀이 좀 이상하지만, 우리가 가끔씩 벌어지는 국회 몸싸움을 보며 손가락질을 많이하는데

필자의 경험으로 기업내의 회의분위기도 심한경우에는 별차이가 없었다. 농담처럼 들리겠지만

병이 날아다니는 경우도 본적이 있으니 품위를 지키자는 말이 이해가 갈듯하다.

 

앞에서도 이야기했지만 회의는 그 목적을 잘 기억하고 임해야한다. 사사로운 감정이나 개인적인

화를 누르지 못하면 이미 대화는 불가능한 것이다.
속마음은 다를지라도 기본적인 태도는 상대를 존중해야 대화가 가능하고, 또 그래야만 상대의

요구사항을 파악할 수 있다.

 

물론 언제나 평정심을 잃지않는다는 것은 쉽지않다. 분위기가 과열될때에는 잠시쉬어가는

것도 방법이다. 가장 좋은방법은 흥분될수록 말을 줄이고 더 또박또박 말해보는 것이다.

필자의 경우는 속으로 숫자를 천천히 세어보는 것도 좋은방법이었다.

 

 

약간은 두서없이 정리된 회의매너 모음이었지만, 모든내용이 꼭 필요한 부분으로

메모해놓고 가끔씩 읽고나서 회의에 참석하면 도움이 될것으로 생각된다.

 

 

- Real Prince -

 

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