끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 / 데이비드 알렌 / 21세기북스



출간된지 오래되었지만

상당히 잘 짜여져있다.

일처리를 위한 요소들

참고해서 정리해보자

끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 / 데이비드 알렌 / 21세기북스

하지만 일정표는 조직화해야 하는 것 중에서 아주 작은 부분만 관리해준다. 또한 일정표와 우선순위를 매기는 작업은 단순 작업의 분량과 가변성을 다루기에는 부적절하다. 많은 사람의 업무가 수십, 수백통의 이메일을 중심으로 편성되는 오늘날에, 어느 한 주문이나 불만을 무시하는 것은 상상조차 하기 어렵다. 주어진 일들에 대해 아무리 철저하게 우선순위를 부여했다고 해도, 그 순서대로 일하기는 어려웠다는 것을 명심해야 한다. (본문중에서 p23)

상당히 오래된 책임에도 불구하고 파격적인 문구가 나온다. 기존에 자기계발 서적이라면 쉽게 제시하

는 방법 중에 하나인 일을 나열하고 우선순위를 나눠야 한다는 원칙에 대해서 쉽게 반박하고 있다.

하지만 우리가 일을 하는 환경에서 생각해보면 공감할 수 있는 이야기다. 사실 많은 부분들을 고려해

야 하는 것이 지금의 작업환경이기에 현장에서 직접 처리할 수 있는 일을 제외하고는 역시 목록 안에

서 계속 관리하는 것이 더 나을 것이라 생각한다.

일찍이 피터 드러커는 '지식 근로자의 세계에서... 과업은 주어지지 않고, 단지 결정된다. 여기서는

작업에 기대하는 결과가 무엇인지 스스로 꾸준히 묻는 것이... 지식근로자의 생산성을 높이는 핵심

질문이다. 또한 위험이 따르는 결정을 내리라고 요구하는 질문이기도 하다. 그렇기에 통상적으로

정답은 없고, 대신 선택만 있을 뿐이다. 결과를 명확히 해두어야 생산성을 달성할 수 있다.'라고

밝힌 바 있다. (본문중에서 p29)

모든 자기계발 서적에서 말하고 있는 공통적인 부분을 역시 강조하고 있다. 해야할 일들의 주체는

역시 내가 되어야 한다는 것이다. 일을 한다라는 행위에 대한 결정권은 자기 자신으로부터 나오는

것이다. 그리고 자신이 결정한 일에 대해서는 그 결과물을 정확하게 그려야 한다. 목표물을

정확하게 인지하고 행동에 옮겼을때 원하는 결과를 얻을 수 있을 것이다. 너무나 쉽고 당연한 말

처럼 들리지만 현실에서는 역시 어렵다.

어떤 관리자가 미팅을 주재하던 중에 '자, 좋은 아이디어 가진 사람 있습니까?'라고 질문하는 것을

들어본 경험은 누구나 있을 것이다. 이런 질문의 전제는 무엇일까? 좋은 아이디어란 우선 목적과

비전이 분명해야 하고, 모든 관련자료를 수집해 확실하게 계획을 세울 수 있도록 돕는 것을 말한다.

이 과정을 겪지 않고 다짜고짜 좋은 아이디어가 있느냐는 질문부터 하면 사람들이 쉽게 대답하지

못하는 것은 당연하다. (본문중에서 p75)

목적과 비전, 모든 관련자료의 수집, 이런 것들이 없는 상태에서 그저 좋은 아이디어를 모으기 위한

브레인스토밍. 뭐 이것이 우리의 현실이 아닌가 생각된다. 지금의 학생들은 좀 달라졌겠지만 우리의

어린시절 교육환경 자체가 회의문화에 또는 토론문화에 그리 익숙하지 못하다고 생각한다. 아마도

이런 전제조건에 대해서 생각없이 회의를 주제하는 것도 문제이지만, 현실적으로는 이런 부분들을

항상 염두해 두고 회의를 기다리는 자세가 필요한 것 같다. 이것 역시 어렵지만...

나는 다중 시스템이 아닌 가나다순 시스템을 쓰고 있다. 파일을 프로젝트나 중점 영역별로 구분하려

드는 사람이 많다. 그러나 이 방법은 위험하다. 만일 그렇게 하면 파일링한 자리를 잊어버리면 찾지

못하게 되는 파일이 꼬리에 꼬리를 물고 늘어나게 된다. 그러나 단순한 가나다 식 파일은 주제나

프로젝트, 사람, 회사에 관계없이 모든 것을 파일링할 수 있어서, 어디에 두었는지 잊더라도 서너곳

정도만 더 뒤적거리면 찾을 수 있다. (본문중에서 p113)

사실 이부분은 사람들마다의 취향문제도 생각할 수도 있다. 파일을 관리하는 방법은 대부분 컴퓨터

로 생각했을때 윈도우 시스템에 익숙하다. 원하는 형태로 분류해서 관련된 자료를 그곳에 넣는 방식

하지만 최근에는 다양한 소프트웨어 들의 도움으로 물리적인 파일위치와 관계없이 자료의 구조를

나름의 방식으로 정렬할 수 있는 도구들이 많이 존재하는 것 같다. 잘 활용하면 정리하는 시간을

최소화하면서 업무에 쉽게 집중할 수 있도록 활용할 수 있어 좋다.

그날이 다가오면 실행에 옮기지 않고 곧잘 다음 날로 미룬다. 이러한 습관은 빨리 버려야 한다. 달력

에는 당신이 그날 확실히 하기로 한 일만 들어 있어야 하며, 아무리 바빠도 한번 보는 것만으로 곧

약속을 확인할 수 있는 신성한 영역이 되어야 한다. 특정한 날 꼭 해야 하는 것만 적혀 있다면 실행

하기 더 쉬울 것이다. 조직화 단계에서 달력이 제대로 효과를 발휘하려면 달력에 기재하는 행동의

대다수는 '되도록 빨리 해야 할 일'로 채워져야 한다. (본문중에서 p164)

이 부분에서는 역시 '되도록 빨리 해야 할 일'만 기억하자. 아마도 대부분의 사람들이 일정관리 등을

위해서 캘린더 프로그램을 즐겨 쓸 것이다. 시간이 흐르다보면 지난 일정들이 캘린더 안에서 표류하는

경험들을 해왔을 것이다. 해야 할 일과 그 일에 대한 분량을 정확하게 측정할 수 없다면 사실 일 자체

를 감당하기 어렵다는 말로 설명할 수 있다. 결국 자신의 관리범위 밖의 일은 더 이상 내 일이 아닐 수

있다는 말이다. 이런 경우는 캘린더 안에서 과감하게 삭제하거나 다시 한 번 생각해 볼 필요가 있다.

참고자료와 관계된 개인의 조직화는 단순히 자료의 이동과 관련이 있음을 알 수 있다. 결국 핵심은

실행 가능한 일을 실행 불가능한 일과 구분하는 것이다. 일단 이것만 해결되면 원하는 참고자료가

아무리 많아도 마음대로 관리할 수 있는 능력이 생긴다. 자료 관리는 결국 자료에 얼마만큼 시간과

노력을 쏟아부을 것인가에 따라 가치가 정해지는 대단히 개인적인 결정사항이기 때문이다.

(본문중에서 p182)

새로운 시각으로 해석된다. 우리는 수많은 자료에 시달리고 있다. 이 자료가 필요한 것인지 아닌지에

대해서 판단하기 어려운 경우가 많다. 나중에 필요할 것 같은 이라는 꼬리표가 달린 자료들이 얼마나

많은가. 아마 대부분 그럴 것이다. 하드디스크를 꽉 채우고 있는 자료를 정리하려면 시간이 얼마나

걸릴지도 몰라 그저 포기하기 일쑤다. 결국은 자신의 할 일들과 매핑해서 생각해 볼 필요가 있는 것이

다. 그 중에서 내가 할 수 있는 일과 관련된 자료들을 위주로 정리하면 그 시간을 최소화 시킬 수 있을

것이다.

책임 소재는 분명해야 한다. 그룹의 진정한 힘은 함께 할 일과 따로 담당자를 둘 일을 확실하게 구분

하는 것으로 반영되어야 한다. 또 그래야만 아직 결정되지 않은 행동 때문에 모든 사람이 갖게 되는

근심을 덜어줄 수 있을 것이다. 약간의 모험을 감수하고서라도 직원회의 말미나 식탁을 둘러싸고

벌어지는 가족회의에서 '그러면 이것에 대해 앞으로 할 행동은 무엇인가?'를 물어보라.

(본문중에서 p263)

정말 중요한 부분이다. 멋진 계획을 세웠고 또 그 일을 하겠다고 캘린더에도 잘 기록해 두었다.

그런데 그 일이 끝나고 나면 무엇이 남는가? 또 무엇을 해야 하는가? 꼭 생각해 보아야 한다. 또는

회의에서 어떠한 결정사항이 생기고 나면 그저 그대로 회의가 끝나버리는 경우가 있다. 하지만

중요한 작업은 거기서부터 시작인 것이다. 결정된 사항에 대해서 어떤 일을 해야만 결과에 도달할 수

있는가를 함께 고민해야 하는 것이다.

이 책은 약 10여년 전에 출간된 책이다. 물론 그 당시에는 지금의 컴퓨팅 환경이나 스마트폰 같은

자기계발 및 관리를 위한 도구들은 없었다. 하지만 너무나 기본에 충실하게 작성된 작업관리를 위한

바이블 같은 내용들을 담고 있기에 지금 읽고 실천해도 부족함이 전혀 없어보인다. 자신의 책상위에

또는 캘린더 안에서 쌓여만가는 작업들을 새로운 시각으로 바라보기 위해서 한 번 읽어보자.

- Real Prince -